Le commencement de tout projet: voir l’ensemble de l’événement. L’élaboration du concept, déterminer le lieu, la date et l’heure. Nous identifions tous les besoins de la journée.

- Définir les besoins de l’événement

- Définir le concept et la thématique

- Identifier les besoins en fournisseurs

- Conception de l’événement

Le dressage du plan de la journée. Avant, pendant et après l’événement. C’est le moment où nous élaborons dans les détails l’événement, le budget et tout ce qui doit être planifié dans le temps.

- Élaboration de l’horaire détaillé

- Déterminer le budget pour l’événement

- Liste des invités et liste de contacts

- Contacter les fournisseurs

- Réservation de la salle

- Identification des besoins en Ressources Humaines

Une fois la planification bien définie, vient le moment de bien organiser le déroulement de la journée avec tous les divers acteurs en jeu.

- Fournir la planification détaillée à chaque fournisseur concerné

- Élaboration du plan de déroulement de la journée

- Définir la gestion de l’installation et du démontage des lieux

- Élaboration d’un plan de coordination des différents fournisseurs

- Envoi des invitations, production des supports visuels, confirmation avec le traiteur

Les 24 à 48h avant l’événement sont les moments cruciaux dans le déroulement de l’événement. C’est à cette étape où l’on doit être le plus proactif pour assurer le bon déroulement grâce à une bonne coordination de la journée même.

- Confirmation auprès des différents fournisseurs

- Assurer l’installation de la salle, répétition de l’événement et test des divers équipements d’éclairage et sonore

- Assurer le dressage de la salle et des décorations

- Émettre les directives de la journée auprès des équipes impliquées dans l’événement.

- Identifier les personnes contact et leurs rôles

- Assurer le déroulement de l’événement avant, pendant et après celui-ci.